Vi får fra tid til annen forespørsler om å få tilgang til eller videresende eposten til ansatte som enten er syke, utilgjengelige eller som ikke jobber der lengre.
Vi har sendt følgende spørsmål til Datatilsynet for å få en vurdering på om dette er lovlig:
Eksempel 1:
Ansatt har levert oppsigelse og sykemelder seg i oppsigelsestiden. Arbeidsgiver ønsker at postboksen sperres, og at all epost videresendes til post@firma.no .
Eksempel 2:
Ansatt i sykemelding. Arbeidsgiver ønsker å legge inn en fraværassistent som sier «jeg er for tiden sykemeldt. Ta kontakt med post@firma.no så får du hjelp»
Eksempel 3:
Ansatt bytter jobb til konkurrerende virksomhet. Arbeidsgiver ønsker at alle tilganger sperres umiddelbart, fraværassistent settes på og epost videresendes til daglig leder.
Svar fra Datatilsynet:
Ingen av de nevnte eksemplene er lovlige i henhold til forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-post.
Arbeidsgiver må forholde seg til «Forskrift om arbeidsgivers innsyn i e-postkasse og annet elektronisk lagret materiale»
Denne finner man her:
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2018-07-02-1108
Det vil være tilfeller hvor innsyn i en ansatts eller tidligere ansatts postboks kan være både nødvendig og lovlig ifølge forskriftens
§2. Vilkår for innsyn.
Og sier:
Arbeidsgiver har bare rett til innsyn i opplysninger som er lagret på områder nevnt i § 1
| a) | når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser
ved virksomheten, eller |
| b) | ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkasse eller annet elektronisk
utstyr medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. |
Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, med mindre formålet med overvåkingen er
| a) | å administrere virksomhetens datanettverk eller |
| b) | å avdekke eller oppklare sikkerhetsbrudd i nettverket. |
Arbeidsgiver må da forholde seg til følgende prosedyrer i samme forskift:
§3.Prosedyrer ved innsyn
Arbeidstaker skal så langt som mulig varsles og få anledning til å uttale seg før arbeidsgiver gjennomfører innsyn. I varselet skal arbeidsgiver begrunne hvorfor vilkårene for innsyn anses å være oppfylt og orientere om arbeidstakers rettigheter etter denne bestemmelsen.
Arbeidstaker har innsigelsesrett etter personvernforordningen artikkel 21.
Arbeidstaker skal så langt som mulig gis anledning til å være til stede under gjennomføringen av innsynet og har rett til å la seg bistå av tillitsvalgt eller annen representant.
Er innsyn foretatt uten forutgående varsel eller uten at arbeidstaker var til stede, skal arbeidstaker gis skriftlig underretning om dette så snart innsynet er gjennomført. Underretningen skal, i tillegg til opplysningene nevnt i første ledd annet punktum, inneholde opplysninger om hvilken metode for innsyn som ble benyttet, hvilke e-poster eller andre dokumenter som ble åpnet samt resultatet av innsynet.
Unntakene fra rett til informasjon i personopplysningsloven § 16 gjelder tilsvarende.
Innsyn må gjennomføres på en slik måte at opplysningene så langt som mulig ikke endres og at frembrakte opplysninger kan etterprøves.
Åpnede e-poster, dokumenter eller tilsvarende som det viser seg at ikke er nødvendige eller relevante for formålet med innsynet, skal straks lukkes. Eventuelle kopier skal slettes.
Kilder:
https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2018-07-02-1108
